如何管理一个新组建的部门?

如何管理一个新组建的部门?

既然是新组建的部门管理者需要承担的使命是:带领一支全新的团队,拓展全新的部门职能。

如果是一家已经发展多年的公司,你可以使用“二维四象限”工具,对这个新部门在“员工构成”和“部门职能”两个维度上进行“新/老”属性的组合分析(见下图),找到有针对性的应对策略。

如何管理一个新组建的部门?

根据组合分析会发现,第1象限(新职能+新员工)对管理者的挑战最大,下面就以第1象限为重点,一起探寻管理方法。

(一)创建部门职能

创建一个全新的部门职能,一定是企业战略下的组织构架安排。完整的操作步骤是:

1.分析企业战略,找到新部门承接战略所需要的关键组织能力要素,这是定义一级职能;

2.分解本部门的关键组织能力要素,形成模块化的部门职能,这是定义二级职能;

3.分析模块的功能性产出,形成关键任务清单,这是定义三级职能;

4.分析公司核心业务流程,找到与其他部门或外部单位的接口(输入和输出),明确部门间的工作边界与协同方式,这是定义上下游关系;

5.整合1-4步,澄清新部门的使命和愿景;

6.分析部门关键任务清单,建立部门级核心业务流程框架,基于流程高效原则,设计关键岗位和支持岗位,这是设计部门构架;

7.整合1-6步,编制书面的部门职能说明书,并进一步明确部门功能性产出的KPI(关键绩效指标)。

(二)建立工作标准

这里说的工作标准并不完全等同于规章制度,而是将工作任务流程化、规范化和工具化,其目的是建立统一的操作方法和标准的输入输出接口,提前预防可能出现的大部分问题,降低管理者“救火”的频次。

对于一个新部门来讲,可以先对符合以下特点的工作任务建立工作标准:

1.任务执行频次高(如每日、每周和每月必做的事项);

2.对输出有较高要求(容易出现安全或风险事件);

3.对部门目标达成有重要影响。

建立工作标准,不能一蹴而就,对新部门来讲,先解决有无问题,然后在执行过程中优化迭代。

(三)开展团队建设

团队建设是对部门人员进行选用育留和成员更新的长期工作。

团队建设工作的起点是设定团队的目标。它包含两个层次:一是设定团队建设目标,包括但不限于部门使命、愿景、团队文化及行为规范;二是设定部门阶段性工作目标,主要来源于公司目标。

两个层次的目标相互交融,共同成就。但团队建设的主线应当是目标管理,在达成目标的过程中,塑造一个富有战斗力的团队。

在团队建设过程中,有三个常用方法可供借鉴:

1.常态化的集体学习。对于由新人组成的团队,通过集体学习创建共同语境尤其重要。集体学习的方式可以灵活多样,比如主题培训、课题认领与专业分享等;常态化的方式则体现为定期,雷打不动。为明确学习目标,可以针对业务常见问题和共同需求,设定大家认可的系列学习主题清单,并让团队成员认领,每个成员必须至少认领一项,认领后先自我学习,再进行团队分享。

2.个性化辅导。与员工做一对一沟通辅导是管理者的必做功课。你应当有一个定期的辅导计划,每周完成1-2人,每次辅导30分钟左右。个性化辅导意味着你要对员工的工作表现有清楚地了解,针对存在的问题和不足,提供有价值的改进建议。即便员工当前表现优异,一对一沟通也可以帮助你更多了解员工,包括他的生活、兴趣和才艺等,这对团队建设的裨益不言自明。

3.不定期启动攻坚项目。所谓攻坚项目,就是在设定的期限内完成一个有挑战性的局部目标。可以挑选部分员工进入攻坚项目,形成临时作战小组,同时匹配特定的工作方式、创新的工作方法和有吸引力的激励措施。项目历练是发现人才、培养人才的关键措施,也是凝聚团队、激励士气的有效手段。

部门负责人是成功组建一个新部门的关键。除了上述基本方法,管理者还需要逐步完成的工作还有:

1.制定简明、有趣的工作规则;

2.塑造统一的职业价值观;

3.建立有原则而不冷漠、亲密而不无间、公平而不偏袒的职场关系。

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