361会议管理模式,开出高效会议

众所周知,会议已经成为现在企业最重要的管理行为之一,它不仅可作为政策制度的宣讲、当日工作的部署,更可作为凝聚团队、振奋员工士气的重要媒介。也因如此,相较于其他行业,会议更是餐饮人日常管理的重要手段。

百姓渔村深知开好会议对企业发展的重要性,为此在会议执行的过程中,百姓渔村研究出了属于自己的361会议管理模式,即3个会前环节、6个会中到位、1个会后利剑。

一、落实“3”环节,保证会前准备无误

会前落实的三个环节分别是准备环节、资料收集环节、参会人员会议期间的部署环节。

在会议准备环节中,需要提前确定会议的具体召开时间,本次会议的主题,参会人员及需要准备的所有资料等。

资料搜集环节是指在会议召开的前一天,会务组人员检查本次会议所需的会议汇报资料是否到位,会议前一小时将电脑、投影仪、话筒等设备进行连接并调试,确保会议流程顺畅进行。

参会人员会议期间的部署环节是指会议举行时为确保会议质量,所有参会人员的手机统一交由会务人员暂时保管。所以,参会人员需要与确定的第二责任人就急需对接的客户或亟待解决的工作进行对接,并在公司群内将工作安排进行公示,将第二责任人的联络电话进行公示。

如:百姓渔村的旬会一般定于每月的12日、22日下午三点召开,那么相关通知会在11日、21日由集团公司办公室就本次会议的主要议题、会议的具体时间、具体地点、着装要求、大概时长、会议需要准备资料等,在集团公司高管群以及人事群内进行发布,而参会人员需在会前将自己的工作安排在高管群及各店群里进行公示。

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二、做好“6”到位,让会议更高效

其实,决定一个会议的召开是否卓有成效,最主要的是在会议举行的阶段。换言之,做好举行阶段,就解决了会议效率低下的问题。

在举行会议阶段,百姓渔村经过十几年的摸索,总结出了会中的“6”到位,分别为:高效到位、分享到位、汇报到位、沟通到位、解决到位、决议到位。

高效到位:为使会议能够按照流程内容高效召开,在预计会议时长2小时以上的会议中,百姓渔村都会设置时间郎,时间郎根据每个会议环节的预估时间进行会议时间的控制,当某个环节的汇报人或主持人超时,时间郎进行举牌示意,当事人当即进行时间调整,适当缩短或控制自己汇报的时间。

分享到位:2个小时以上的会议中,都会设置分享环节,或是一个客诉案例、或是安全事件等。此环节的设置,是为了共性事件的避免,个性事件的警惕,让各店各部在分享中总结和进步。

汇报到位:所有的汇报资料,百姓渔村都要求数据详实,内容确切。例如汇报营业额、会员卡、表扬信等内容时,百姓渔村都要求各汇报人员根据实际数字实际汇报,不可弄虚作假;汇报表扬信时会要求具体到A、B、C类表扬信各多少封。而各店存在的问题或情况也要在会议上详细阐述汇报,以便于其他部门或总部及时给予帮助和支持。汇报完后所有汇报材料都要由总部梳理收档留存。

沟通到位:因质检在日常的工作中针对发现的问题会开具“问题报告单”,并由当事人及事件的连带责任人进行签字认可,当出现事件当事人或事件连带责任人对事情本身有疑义时,质检部需在近期的会议中,及时进行反馈、沟通、核实。

解决到位:会议所有功能中,解决问题是最重要的一项。百姓渔村有一项特殊规定,店内或部门提出的问题,必须在24小时内得到直属部门的解决或回复。餐饮行业所有的职能部门都是为一线做服务的部门,因此,当出现工程问题、采购问题等疑难事情时,一经上会,相关部门必须当即给出解决问题的办法和时间承诺,由质检部跟进落实。

决议到位:会后24小时之内,必须形成本次会议的“总经理执行令”,内容包括总经理近期的工作部署、本次会议形成的决议、议案等等,按时发到各店各部,相关人员遵照执行。

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三、执行“1”利器,让会议精神落地

什么样的会议是失败的?16个字足以总结:会而不议、议而不决、决而不行、行而不果。

所以,即便会前3准备的环节做好了,会议中的6个到位做好了,如果没有最后1个执行到位的利器,依旧可以说是一个失败的会议。当每次的会议决议下达到各店时,百姓渔村质检部就成了会议精神执行力的保障部门。

10月12日百姓渔村举行了本月的旬会,10月13日旬会的“总经理执行令”下达之后,质检部随即按照会议精神开始日常的巡检工作。10月16日质检部经理张红丽在西宫店的日常巡检中发现“晚市后遗留有未处理的酒精”,这种现象在12日召开的旬会中,总经理曾经做出部署:“酒精使用安全,各店加强培训,对如何正确加酒精进行专项培训。酒精的安全事故由各店自行承担,酒精由专人统一管理。”

随即质检部经理按照公司“处罚100条”中的相关规定对当事人进行处理,并由当事人进行签字认可,此处罚在当月工资中体现。

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员工不会做你希望的,只会做你检查和考核的。也因如此,百姓渔村“质检部”成为了公司会议精神、决议执行的护航利器,也正是因为质检部同时具有“检查”与“监督”的双向职能,百姓渔村各种会议的效果才有了切实的保障。

当部分餐企没有质检部时,对会议的执行落地就由各部门主管执行,店长检查督导,如若发现会议中提出的问题没有进行整改,或整改后依旧出现时,店长需根据制度执行,然后组织该部门所有人员对问题进行培训。

本文摘自《中国好餐饮杂志》

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